Ako si vybrať skartovač?

Ako vybrať skartovač papiera?

Skartovací stroj je nutným vybavením kancelárií a hodí sa aj do domácnosti. Pomáha vám predchádzať nežiaducemu úniku dát a informácií. Žijeme v informačnej dobe, a preto dôvodov, prečo si zaobstarať skartovací stroj, je hneď niekoľko.

  • Tomáš, redaktor Heureka.sk
  • Doba čítania: 5 min.

Základné rozdelenie skartovačov

Skartovačky s automatickým podávačom

Drahšie skartovačky, do ktorých je možné vložiť väčšie množstvo dokumentov a prístroj ich sám "nakrája". Typickým rysom pre automatické skartovačky sú väčšie rozmery, pretože papiere v podávači ležia v polohe vodorovnej so zemou. Väčšie sú však aj odpadové zásobníky. Počítajte s vyššou cenou.

  • Možno vložiť stĺpec viacerých papierov

  • Nie je nutné pri stroji stáť a plniť ho ručne

  • Riziko zaseknutia papierov alebo zahltenia zásobníka

  • Vyššia obstarávacia cena


Skartovačky s manuálnym plnením

Ručne plnené skartovače sú lacnejšie a svoj účel výborne splnia, je však nutné u nich stáť a postupne do nich dokumenty vkladať . Možno teda povedať, že práca s nimi je menej pohodlná. Ručne plnené skartovačky sú kompaktnejšie, pretože papiere sa do nich vkladajú zvisle a mechanizmus tak zaberá menej miesta.

  • Nižšia obstarávacia cena

  • Obvykle rýchlejšia skartácia

  • Pri stroji musíte neustále stáť

Existujú aj plne manuálne skartovače s klikou, ktoré nevyžadujú pripojenie do el. zásuvky. Sú tiež najlacnejšie.

Dôležité parametre zdrojov

Úroveň ochrany údajov

Všeobecne platí, že čím vyššiu ochranu dát požadujeme, tým menšie častice dokumentu by mali skartáciou vzniknúť. Tu zohráva hlavnú úlohu typ rezu.

  • Pozdĺžny rez (inak tiež priamy rez či prúžkový rez) nareže papier na dlhé prúžky, ich šírka sa líši podľa DIN 66399 klasifikácie. Stupeň utajenia je nízky a ochrana dát teda nie je príliš spoľahlivá. Prúžky je možné spravidla použiť ako výplň do balíkov, čo je pri krížovom reze problém (častice prášia a zle sa s nimi manipuluje).

  • Krížový rez (inak tiež priečny rez) je niekoľkonásobne bezpečnejší spôsob skartácie, ktorý dovolí vaše dokumenty nakrájať na menšie častice a ochráni tak vaše dáta spoľahlivejšie. V tomto prípade vznikajú malé čiastočky papiera v rozmedzí od 320 do 30 mm² v závislosti od stupňa zabezpečenia. Výhodou je aj menší objem skartovaného materiálu.

  • Mikrorez papier doslova nadrví na miniatúrne čiastočky. Predstavuje najvyšší stupeň bezpečnosti a je určený pre vysoko tajné dokumenty.

Skartovače sa ďalej líšia veľkosťou častice, podľa ktorej určujeme stupeň utajenia, teda mieru nečitateľnosti skartovaných materiálov. Existuje niekoľko noriem a vyhlášok, ktoré definujú, akému stupňu utajenia zodpovedajú jednotlivé veľkosti častíc.

Stupeň utajenia DIN 66399 Využitie pri type dokumentov Spôsob rezu Veľkosť rezu
P-1 bežné informácie pozdĺžny rez prúžok max. 12 mm
P-2 interné dokumenty pozdĺžny rez prúžok max. 6 mm
P-3 personálne údaje krížový rez častice do 320 mm²
P-4 tajné písomnosti krížový rez častice do 160 mm²
P-5 prísne tajné materiály krížový rez častice do 30 mm²
Tabuľka stupňov utajenia podľa NBÚ
DIN 32757-1 Vyhl. č. 339/2004 Z. z. Vyhl. č. 336/2004 Z. z. Orientačná veľkosť rezu
1 prúžky ≤ 12 mm
2 V (Vyhradené) 1 Prúžky ≤ 6 mm
3 D (Dôverné) 2 Častice ≤ 4x 80 mm, prúžky ≤ 2 mm
4 T (tajné) 3 Častice ≤ 2 x 15 mm (≤ 30 mm²)
5 PT (prísne tajné) 4 Častice ≤ 0,8 x 13 mm (≤ 10 mm²)

Kapacita rezania

Pri skartovačkách rozlišujeme tzv. kapacitu skartácie, ktorá udáva, koľko listov papiera dokáže stroj spracovať naraz. Pokiaľ kapacitu skartácie prekročíte, u lacných strojov hrozí spálenie motora alebo poškodenie skartovacieho mechanizmu.

Štandardom v počte skartovaných papierov naraz je minimálne 5 listov. Väčšina skartovačiek je ale schopná naraz spracovať až 10 listov papiera a tie najpokročilejšie modely ich zvládnu až 15 listov. Kvalitnejšie stroje spravidla disponujú rôznymi ochranami, ktoré značne uľahčujú prácu, pretože nemusíte papiere prepočítavať – stačí zobrať balíček papiera odhadom a nemusíte sa báť poškodenia stroja.

  • Ochrana proti zahlteniu - pokiaľ stroj skartáciu nezvláda, obráti chod a papiere vráti
  • Ochrana proti prehriatiu - pri prehriatí motora sa stroj automaticky vypne a rozsvieti príslušnú kontrolku

Niektorí výrobcovia udávajú kapacitu v listoch papiera o gramáži 70 g/m2. Bežný kancelársky papier má však gramáž 80 g/m2.

Dobrým pomocníkom je automatický podávač alebo tiež autofeeder. Skartovače s týmto systémom majú zásobník, do ktorého je možné vložiť celý balík papiera (až stovky listov), ​​prístroj zapnúť a nechať ho, aby sa o skartáciu sám postaral. Nie je tak potrebné u skartovača stáť a zásobovať ho papierom. Nevýhodou je pomalšie spracovanie dokumentov, pretože stroj si obvykle berie papiere po jednom.

Rýchlosť rezania

Správny výber skartovačky, ktorá je dostatočne rýchla, vám dokáže ušetriť veľa času nielen pri potrebe znehodnotenia väčšieho množstva písomností. Rýchlosť, s akou skartovače dokážu listy papiera rozrezať sa udáva v metroch za minútu.

  • 2 m za minútu stačí na bežné denné skartovanie, zvláda ju väčšina skartovačiek na trhu.
  • 3–5 m za minútu zvládajú drahšie modely, vhodné pre náročných užívateľov.

Pokiaľ potrebujete skartovať naraz väčšie množstvo papiera (napr. obsah celého šanónu, či niekoľkých šanónov), mala by vás zaujímať maximálna doba nepretržitej skartácie. Tá udáva, ako dlho je stroj schopný skartovať bez prestávky bez toho, aby sa prehrial. Lacné a menej kvalitné stroje potrebujú prestávku po 2-5 minútach, drahšie modely od kvalitných výrobcov vydržia skartovať 4 až 24 hodín.

Objem koša

Objem koša sa udáva v litroch. Čím väčší kôš, tým menej často ho budete musieť vysypávať. Je vhodné, ak kôš má dostatočne veľké priehľadové okno, cez ktoré vidíte mieru zaplnenia koša. Pokiaľ totiž dôjde k zaplneniu koša a budete sa snažiť ďalej skartovať, môže dôjsť k zahlteniu skartovacieho mechanizmu a pri menej kvalitných strojoch hrozí jeho poškodenie či spálenie motora.

  • Koše do 20 litrov – základné skartovače pod 40 €, vhodné pre občasné skartovanie len niekoľkokrát do mesiaca.
  • Koše 20–50 litrov – stredná trieda skartovacích strojov v cene okolo 80 €, postačí v prípade znehodnocovania dokumentov niekoľkokrát do týždňa.
  • Koše nad 50 litrov – objem vhodný pre každodenné skartovanie. Ponúknu ju skartovače s cenou nad 200 €. Najdrahšie modely majú kôš s objemom takmer 100 litrov.

Pozornosť venujte tiež spôsobu vyprázdňovania koša. Menej kvalitné stroje vyžadujú zdvihnutie rezacej hlavy a jej položenie vedľa na stôl či podlahu, pričom si spravidla narobíte okolo skartovačky neporiadok. Lepšie stroje majú vysúvací mechanizmus koša, ktorý robí vyprázdňovanie oveľa pohodlnejšie a rýchlejšie.

Niektoré skartovače vyžadujú namiesto koša odpadové vrecia. Na jednej strane je to praktické, na druhej strane tým vznikajú náklady na spotrebný materiál.

Typ a veľkosť skartovaného materiálu

Samozrejme skartovačky sú primárne určené na skartáciu papiera. Dôležité je však ujasniť si formát papiera, ktorý potrebujete skartovať a tým pádom šírku vstupu skartovacieho stroja. Najčastejší je formát A4, ktorý zodpovedá šírke vstupu skartovača 220 mm a vyššie. Existujú aj skartovacie stroje pre formát A3 a väčšie, takýto stroj však väčšinou nekúpite pod 800 €.

Pri skartácii papiera sa vám často do skartovačky pripletú kancelárske sponky či drôtiky zo zošívačky, je teda vhodné vyberať stroj, u ktorého výrobca priamo deklaruje možnosť skartácie týchto častí. Svedčí to aj o vyššej odolnosti rezného mechanizmu.

Pomerne veľká časť skartovačov podporuje aj skartáciu CD/DVD či kreditných kariet. Pokiaľ chcete tieto veci skartovať, vyberajte prístroj s oddeleným vstupom a oddeleným košom, aby sa vám nemiešal plastový odpad s odpadom papierovým. Umožní vám to bezproblémové triedenie odpadu.

Na trhu existujú aj špecializované skartovacie stroje, určené napr. pre skartáciu kartónu alebo celých šanónov vr. mechaniky. Ceny takýchto prístrojov sa spravidla pohybujú v niekoľkých tisícoch.

Hlučnosť

Pomerne dôležitým parametrom je hlučnosť skartácie. Najmä v kancelárskom prostredí môže byť hlučná skartovačka veľmi nepríjemná. Rozsah hlučnosti sa u skartovačiek pohybuje v rozmedzí 56 – 75 dB, priemerná hodnota je 65 decibelov, čo je porovnateľná s hlukom práčky.

Niektorí výrobcovia hlučnosť skartovačky vôbec neuvádzajú, iní ju uvádzajú v rôznych zaujímavých jednotkách. Objektívne porovnanie je tu teda pomerne zložité. Na nízkej hlučnosti a tiež na peknom dizajne si najviac dávajú záležať prémioví výrobcovia, ako sú Fellowes, Bonsaii, Rexel, Kobra či HSM.

Ďalšie užitočné parametre a funkcie skartovačiek

  • Spätný chod vráti papiere na skartovanie späť pri prekročení kapacity.
  • Vypnutie pri prehriatí či prehltení automaticky vypne skartovačku a zamedzí jej poškodeniu.
  • Automatický štart a stop umožní ihneď začať skartovať po vložení papierov a po použití ho automaticky vypne.
  • Kolieska dovolia skartovač ľahko premiestňovať po miestnosti.
  • AntiJam funkcia pomáha skartovaciemu stroju predísť zaseknutiu papiera v mechanike.
  • SafeSense technológia chráni pred zachytením vlasov, častí oblečenia, šperkov a zvieracej srsti.
  • Oddelený kôš – skartovačka, ktorá umožňuje okrem papiera skartovať aj iný materiál, by mala mať dva oddelené koše, vďaka ktorým nebude dochádzať k ich miešaniu.

Dôvody pre obstaranie skartovača

Ochrana dát klientov a zákazníkov

Vašich klientov by určite nepotešilo, ak by sa konkurencia či iný nepovolaný subjekt dostal k ich zmluvám, parametrom zákaziek či iným citlivým dátam. Platí to dvojnásobne, ak ste advokátska kancelária, právna poradňa, daňový poradca, banka, súdny znalec, účtovník a pod.

Zákonom predpísaná ochrana osobných údajov

Tlak na ochranu osobných údajov je stále väčší. Z tohto dôvodu organizácie, ktoré osobné údaje akýmkoľvek spôsobom zhromažďujú a manipulujú s nimi v papierovej podobe, by mali byť schopné dokumenty efektívne skartovať a chrániť tak citlivé informácie, ktorých zverejnenie by mohlo poškodiť dotknuté osoby.

Zákonom predpísaná ochrana utajovaných informácií

Zákon a jeho vykonávacie predpisy priamo pre niektoré pracoviská stanovujú stupne utajenia. Týka sa to najmä štátnych úradov a niektorých ďalších typov organizácií. Tieto pracoviská musia byť povinne vybavené skartovacími strojmi s certifikátom NBÚ v príslušnom stupni utajenia - viď tabuľka nižšie.

Ochrana dát vo vnútri firiem

Nie každá firma vyznáva stopercentne transparentnú informovanosť vo vnútri firmy. Ak nechcete, aby upratovačka našla v koši niečo, čo nemá, kúpte si skartovačku.

Ochrana súkromných dát a korešpondencia

Menšie skartovacie stroje prenikajú aj do domácností, a to nielen do domácich kancelárií. Zle vyplnená zloženka, osobný list, koncept pre daňové priznanie, staré výplatné pásky – to všetko by malo skončiť v skartovacom stroji.

Príslušenstvo

Papiere do tlačiarne

Laminátory

Viazače

Tlačiarne

Skenery

Náplne a tonery - originálne

Multifunkčné zariadenia

Písacie potreby

Rezačky na papier

Zošívačky a rozošívačky

Časté otázky

Vžaduje skartovačka nejakú údržbu?

Ak chcete dosiahnuť čo najdlhšiu životnosť zakúpeného prístroja, je ho potrebné udržiavať v dobrom stave. Ide predovšetkým o olejovanie. Nebojte sa, nie je to zložité. Zakúpiť môžete olejový papier, ktorý necháte skartovačkou prejsť. Ideálne 1× za mesiac, záleží však na frekvencii používania.

Drahšie stroje majú integrovaný olejový zásobník a o mazanie rezného mechanizmu sa starajú automaticky – iba dbajte o to, že oleja je dostatok.

Čo všetko dokáže skartovačka spracovať?

Lacnejšie prístroje umožňujú vloženie papiera o veľkosti A4, ale zaobstaráte aj skartovač pre formáty A3. Ak budete vykonávať skartáciu dokumentov zošitých sponkami alebo drôtmi, aj s nimi si niektoré skartovače poradia. Skartovať je možné aj plastové kreditné karty a optické nosiče CD, DVD a Blu-Ray disky.

Ako rýchlo skartovačka pracuje?

Rýchlosť skartovania je naprieč modelmi rôzna. Najbežnejšia je rýchlosť 2 m/minútu, čo je dostatočné pre domácnosti aj bežné kancelárie. Drahšie a rýchlejšie prístroje spracujú až 5 m/minútu, vyplatí sa ak potrebujete pravidelne spracovávať veľké množstvo dokumentov.